أداب البريد الالكتروني

أداب البريد الالكتروني
إن لكتابة البريد الالكتروني آداباً كما لكتابة الرسائل التقليدية آداب أيضا. سنحاول في هذا الدرس حصر الآداب التي تجعل من الرسالة الالكترونية ( الاميل) مرغوبة لدى القارئ و المستقبل لها, ولا يخفى على الكثيرين مدى انزعاج البعض من محتويات و طريقة عرض الرسائل الالكترونية. النقاط التالية تعتبر أهم الأمور التي يجب أن تؤخذ في الحسبان و هي ليست مرتبة بحسب الأهمية, و ربما تكون هناك نقاط أخرى لم يتم ذكرها.

1. قصر الرسالة

كثير من الناس يحذف الاميل بمجرد أن يلقى نظرة على طول هذه الرسالة! فإذا كانت رسالة طويلة تحتاج إلى تنزيل للصفحة لقراءة بقية محتواها, فان اغلب القراء لن يقرأوها بكل بساطة, فالكل أصبح مشغولاً و لديه رسائل أخرى لقراءتها! يجب أن تكون الرسالة فيها المطلوب وبالمختصر المفيد, لكي تصل المعلومة إلى القارئ بأسرع وقت ممكن.

2. اللغة السهلة

ربما يرسل شخص ما رسالة بلهجته المحلية العامية, متناسياً أن المستقبل لها شخص من بلد آخر لا يفهم لهجة المرسل, فلا تتم الاستفادة من إرسال الرسالة و لا توصيل المعلومة. إذا كان المرسل ليس على علاقة مباشرة وشخصية مع المستقبل, فيجب أن يتم إرسال الرسالة بلغة سهلة بسيطة مفهومة وبالعربية الفصيحة لكي يتم التأكد من إيصال المعلومة بدون صعوبات و من أول مرة!

3. عنوان البريد الالكتروني

عنوان البريد الالكتروني هو وسيلة الاتصال بك, بما أن اختيار العنوان الخاص بالبريد الالكتروني هو موضوع اختياري, فان العنوان دائماً ما يشير إلي شخصية صاحبه. فعنوان مثل info@microsoft.com يدل على أن صاحبه ة فان رغب صاحب هذا البريد شركة ميكرو سوفت! إن أراد إرسل رسالة إلى صاحب شركة مثلاً ليقدم على وظيفة, من الطبيعي أن يلفت نظره عنوان الرسالة ويأخذ فكرة عن صاحبها من غير قراءة السيرة الذاتية حتى!

إذا كان عنوان البريد الالكتروني صعباً, مثل adfd313fss@hotmail.com , فان الأشخاص الذين يريدون الاتصال بك لن يتمكنوا من هذا الا اذا كان العنوان ( مسجل) لديهم , لان ذاكرتهم من الصعب تذكر هذه العناوين عن ظهر قلب!

4. استخدام الألوان في الرسالة

استخدام الألوان في الرسالة يدل على أمور عديدة, شخصية المرسل, حالته عند إرسال الرسالة, الخ من الأمور, فحاول اختيار الألوان المناسبة لكل رسالة, إذا كنت ترغب بمراسلة مدير شركة فلا تختر اللون الوردي مثلا! تجنب اختيار اللون الأصفر الفاقع لأنه يؤذي العين ويصعب على القراء قراءة الكلمات المكتوبة بها.

5. حجم الرسالة

حاول قدر الامكان أن تكون رسالتك صغيرة الحجم, فلا تنسى أن هناك عشرات الرسائل في بريده واغلب موفري خدمة البريد المجاني يوفرون مساحات قليلة, فلا تجعل مستقبل الرسالة يضطر لحذف رسالة أخرى لسبب رسالتك ذات الحجم الضخم! يمكنك دائماً تحميل الملفات أو الصور على موقع مجاني على الانترنت ومن ثم وضع رابط التنزيل أو الصور في الرسالة, بدل من إرسال الملف أو الصور في الرسالة فيصبح حجمها كبيراً. طبعاً المسألة تختلف من حالة إلى أخرى, لكن بشكل عام يجب تصغير حجم الرسالة قدر الامكان.

6. عنوان الرسالة

يجب أن يكون عنوان الرسالة أو الاميل واضحاً وقصيراً ويدل على مضمون الرسالة, فان رغبت في أن تسأل سؤالاً, لا تقل:

النجدة لا أستطيع التنفسسسسسسسسسس !!!

فتجد أن القارئ يعرف انك تضخم الموضوع اكبر من اللازم, وربما لن يقرأ الرسالة! فاحرص على اختيار العنوان المناسب.

7. الحالة النفسية عند كتابة الرسالة
.................................................. .
حاول قدر الامكان أن لا تكتب الرسالة أو ترد على رسالة أخرى وأنت غاضب أو متنرفز, فذلك سينعكس على الرسالة و ستؤدي إلى نتائج يمكن أن تتفاداها. احرص على اخذ قسطاً من الراحة و تعوذ بالله من الشيطان, وابتعد قليلاً عن الجهاز, وارجع إليه و لكتابة الرسالة بعد أن تهدأ.

8. سرعة الرد
.......................
حاول قدر الامكان أن ترد على صاحب الرسالة بأسرع وقت ممكن, خصوصاً للأشخاص الذين ينتظرون منك رداً سريعاً. حاول عدم الإطالة في الرد لان ذلك يزعجهم ولن يعلموا إن كنت قد قرأت الرسالة وتجاهلتها أم قرأتها و لم ترد, أو لم تقرأها أصلا.

9. تنسيق الرسالة
.............................
اختر خطاً مناسباً لرسالتك, ولا تجعل حجم الخط كبيراً يشعر القارئ بها أن مصيبة قد حصلت! اجعل الرسالة تبدأ من أقصى اليمين أو الشمال ولا تجعلها في المنتصف إلا إن كانت نوعية الرسالة تسمح بهذا.

10. إلقاء التحية
........................
تحية الإسلام هي : السلام عليكم و رحمة الله وبركاته , زيّن بها رسالتك وأكسب بها اجر السلام.
قال النبي صلى الله عليه وسلم: "والله لا تدخلوا الجنة حتى تؤمنوا ولا تؤمنوا حتى تحابوا أفلا أخبركم بشيء إذا فعلتموه تحاببتم؟ افشوا السلام بينكم"
ابدأ رسالتك بالسلام, وابدأ ردك برد السلام على مرسل الرسالة, ولا يكفي أن يقول الإنسان أهلاً و سهلاً أو مرحباً ونحوها من الكلمات.